Helpcenter - Helice logo

Roles

¿Qué es un rol?

La plataforma denomina "rol" a aquellas etiquetas que serán utilizadas para definir perfiles de usuarios dentro de un proyecto.

Estas etiquetas serán utilizadas para poder definir a los usuarios y agrupar su información, en base a distintas características. No podrán ser aplicados sobre usuarios que no formen parte del Directorio del proyecto como usuarios registrados.


El uso de estas etiquetas permite desde privatizar una sección del proyecto, para que solo puedan acceder usuarios con un rol determinado, como enviar una notificación concreta al grupo de usuarios que tengan asociado dicho rol. Las aplicaciones son muy extensas.


Para acceder a su creación y configuración será necesario dirigirnos a: Menú lateral > Usuarios > Gestionar


Para crear un nuevo rol, solo será necesario hacer click sobre la opción "Añadir nuevo", y aparecerá una ventana emergente que permitirá configurarlo de forma genérica.


image


En caso que se quiera consultar o editar cualquier rol creado previamente, solo tendremos que acceder a su ficha haciendo click sobre esta, y se abrirá un bloque desplegable con la información correspondiente. En esta ficha, encontraremos opciones de configuración avanzada de los roles, no mostradas en la ventana inicial de creación del rol. Como es el caso de: Automatizaciones, Incompatibilidad, Lista de espera, Configuración de códigos de invitación, etc.


Veamos a continuación, todas las posibilidades que ofrece la ficha de rol, y los distintos campos de configuración disponibles:

image

NOMBRE

Denominación asignada al rol dentro del proyecto.

Ejemplo: Asistente presencial, Asistente virtual.


TAG / CATEGORÍA

La sección "Roles" permite crear y asignar categorías, mediante las que se podrán ordenar los roles, en función del tipo de característica a la que haga referencia. Estas categorías se configuran desde el menú superior > Tags


image

Ejemplo:

- Categoría: Tipo de Inscripción

- Roles asignados con esta categoría: Asistente presencial, Asistente virtual.


image

Ver información detallada sobre la creación de categorías aquí.


COLOR

El rol tiene asociado un color por defecto, que podrá ser editado para identificar los distintos roles del proyecto por colores, o incluso, para personalizar las acreditaciones, ya que por defecto, este módulo utilizará el color definido en el diseño de las mismas en el cuadro que bordea el rol a mostrar en el documento.


MÁXIMO

Este campo permite definir una limitación al número de usuarios que pueden pertenecer a dicho rol, asignando así un cupo máximo.

En caso de querer activar este cupo, será necesario que el valor definido sea mayor de 0. Cuando su valor sea 0 no aplicará ningún límite, pudiendo ser asignado este rol a todos los usuarios del Directorio.

Ejemplo: cupo máximo del rol: 10

Cuando un usuario intente registrarse en una opción de un formulario que asigne dicho rol, si se ha alcanzado el cupo máximo definido, el sistema bloqueará la opción y mostrará un mensaje de aforo completo.


CÓDIGO (se mostrará tras activar la opción "Canjeable como invitación")

Este código se denomina "código de rol", es único por rol y proyecto y permite identificar roles aunque tengan nombres iguales. Todos los usuarios que utilicen este rol, utilizarán el mismo código para inscribirse.

El código de rol se genera automáticamente por el sistema cuando se activa el check indicado anteriormente. Este código podrá ser editado, borrando el código propuesto por defecto, e incluyendo la definición que queramos para nuestro código. Se recomienda asignar un código breve y sin espacios en blanco, caracteres especiales o tildes.


image


La configuración del código, lleva asociada la configuración paralela de otros campos, para garantizar su correcta aplicación y funcionamiento, como es el caso del período de validez del código, el campo del formulario donde se quiere permitir el canje de dicho código, etc.


PERÍODO DE VALIDEZ

Puede definir una fecha mínima y máxima en la que se podrá canjear el código de invitación. Puedes dejar los campos en blanco si no deseas limitar en el tiempo la invitación.

image

FORMULARIOS INSCRIPCIÓN VÁLIDOS

Determine en campos de tipo código de rol, podrá canjearse este rol

image


EMAIL DE NOTIFICACIÓN

Puedes incluir direcciones emails a las que se notificará en caso de utilizar el código de invitación en los módulos de tipo inscripción.

Nota: En esta opción, se podrá configurar además, la posibilidad de mostrar/ocultar los datos personales de los usuarios desde el panel de invitaciones, sección desde la que se realizará en adelante el análisis de consumo del cupo del rol.

image


El seguimiento del consumo del rol, se realizará desde el área "Panel de invitaciones" que aparece en la parte inferior de la ficha de rol:

image



ELIMINAR

Para eliminar el rol, bastará con hacer click sobre el botón rojo en forma de papelera, situado en el margen superior derecho de la ficha. Al eliminar el rol, desaparecerá tanto de este panel como de todos los usuarios que lo tengan asignado. Esta acción no es reversible.

image

image


En este mismo menú superior derecho encontraremos las funciones avanzadas del rol: 


AUTOMATIZACIONES

Este área, permite definir mensaje automáticos que serán enviados a los usuarios, cuando se asigne, desasigne o expire un rol.


image


INCOMPATIBILIDAD

Este área, permite gestionar incompatibilidad entre roles, de manera que un usuario no pueda tener asignados dos roles incompatibles entre sí.

Cuando un usuario cumplimenta un formulario de inscripción, y seleccionada opciones con roles incompatibles, no podrá finalizar el proceso.

La asignación de roles, se gestiona directamente desde el propio formulario de inscripción (dentro de cada opción), a través de la opción "Asignar rol".


image


LISTA DE ESPERA

Este área, permite gestionar la lista de espera asociada a un rol concreto. Cuando un rol dispone de un cupo máximo definido, cabe la posibilidad de activar esta opción, siendo habilitada desde el propio formulario de inscripción (dentro de una opción activar el check de "inscripción a lista de espera"), donde es posible, aprobar o rechazar de forma manual la asignación de un rol concreto a un usuario.


Activación check en formulario de inscripción

image


image

Gestionar roles

Desde esta pestaña podrás gestionar los roles de usuario, accediendo a cada una de sus fichas.

- Si la lista de roles es muy larga puedes filtrar por tag o categorías, o buscar directamente por el nombre o código.

image


- La notificación masiva sirve para avisar a los correos asociados a los roles el consumo que disponen, esto esta pensado para el sistema de invitaciones.

La gestión del sistema de invitaciones se explicará más adelante.


- Para añadir un nuevo rol es necesario pulsar sobre añadir nuevo y rellenar los campos necesarios.

Definir cupo máximo de un rol


Un cupo máximo en un rol, permite la posibilidad de limitar el número de usuarios que podrán tener asignados el rol en el Directorio.

Al crear el rol, por defecto el sistema siempre define un aforo máximo igual a 0, de manera que se podrá utilizar y ser asignado de forma ilimitada a cualquier usuario del Directorio del proyecto.


En caso de querer aplicar un cupo máximo específico, indicaremos la cifra correspondiente en el campo máximo, que se encuentra en la ficha de configuración del rol.

image


Este dato podrá ser configurado en cualquier momento, permitiendo definirlo en el momento de la creación del rol, o en cualquier otro momento futuro, actualizando los cupos de reservas de hoteles, o códigos de invitaciones, en función de las necesidades del proyecto.


Ejemplos (varias opciones de uso de un rol):

- Un rol con aforo máximo: 0 configurado como código de invitación o no, Indica que cualquier usuario puede tener asignado este rol.

- Un rol con aforo máximo 10, configurado como código de invitación: solamente 10 usuarios podrán utilizar este código.


image



Un rol con aforo máximo 25, configurado para reservas de alojamiento: solamente 25 usuarios podrán elegir este tipo de habitación.

Una vez alcanzado el cupo definido, aparecerá en la opción del formulario, una etiqueta de "Aforo completo" y no se permitirá a los siguientes usuarios seleccionar esta opción en el formulario.

image


En el consumo del aforo se contabilizará tanto el número de usuarios del Directorio que tienen asignado el rol, como las inscripciones en estado pendientes del proyecto. De este modo, se garantiza no exceder el cupo máximo definido cuando las inscripciones pasen a estado aprobado.

ANALIZAR CONSUMO

image


Para analizar el consumo del aforo máximo de un rol y su cuota restante, será necesario acceder al apartado "Estado actual" del menú superior del área de Roles, y seleccionar los roles a analizar, el sistema mostrará la cantidad asociada a cada rol en ese momento.


Etiquetas (Tags) para agrupar roles

En el área de tags la plataforma permite crear categorías para organizar los roles del proyecto en distintos grupos.

Estas etiquetas resultarán muy útiles a la hora de filtrar por tags en la lista de roles, así como, a la hora de exportar informes detallados de roles en función del tag o categoría a la que pertenecen.


image


Podremos crear tantas categorías como sean necesario.

Ejemplo de Categorías:

image

A la hora de asociar un rol a una categoría, será posible hacerlo de forma independiente. desde la propia ficha del rol, en el campo correspondiente:

Aquí se podrá elegir cualquier categoría creada previamente y asignar la que corresponda seleccionándola en el desplegable.

Un tag o categoría podrá integrar tantos roles como queramos asociar.


image

Estado actual

A la hora de analizar el aforo de los roles de un proyecto, se recomienda trabajar desde el área de Usuarios > Roles, evitando siempre trabajar este tipo de consultas desde Directorio o Inscripciones.

Si se analiza la información de los usuarios desde Roles > Estado actual, el análisis del consumo del aforo máximo de un rol será completo.

Sin embargo, si se exporta la información desde el Directorio, no se tendrán en cuenta las inscripciones en estado pendiente; y si se trabaja desde Inscripciones, la cuantía no será correcta ya que un único usuario, puede tener asociadas varias inscripciones de forma simultánea, pero solamente le corresponde tener asignado 1 rol 1 vez.


ROLES > ESTADO ACTUAL

Desde este área es posible analizar los roles configurados en nuestro proyecto, de manera visual y resumida.

Aquí se mostrará un análisis sobre el número de usuarios del Directorio que actualmente cuentan con el rol asignado, y el número de inscripciones en estado pendiente a las que les corresponde la asignación de dicho rol.


DATOS DISPONIBLES

- Nombre del rol

- Código definido (en caso que se utilice como rol canjeable com código de invitación)

- Nº Usuarios en el Directorio que tienen asignado el rol 

- Nº Inscripciones en estado pendiente que asignarán dicho rol

- Aforo máximo definido para el rol

- Cuota restante (Aforo máximo - Usuarios del Directorio - Inscripciones pendientes)

- Ocupación: % consumido del aforo total


Para analizar el contenido del proyecto, basta con elegir en el desplegable el rol o los roles que se quieran revisar, y hacer click sobre el botón "Enviar".


CONFIGURAR ANÁLISIS

image


La información se mostrará a través de una breve gráfica, acompañada de una tabla donde se recogerá la información en detalle, tal y como se muestra en el ejemplo:


image

En caso que la ocupación del rol aparezca en rojo y supere el 100% del total, reflejará que se ha asignado dicho rol, de forma manual en el Directorio, sobrepasando la cuota máxima disponible para el rol.

En este caso, la cuota restante aparecerá en negativo, indicando el número de usuarios que tienen el rol asignado por exceso, sobre el aforo total establecido.

Siendo necesario por tanto, aumentar el aforo máximo definido para el rol, o bien, desasignar el rol a los usuarios que excedan el máximo establecido.

image

En este ejemplo, para el rol Inscripción virtual, el aforo máximo es 1 y existen en el Directorio 2 usuarios con este rol asignado. 

Siempre se ha de trabajar con especial cuidado la asignación de roles que tienen un aforo máximo establecido, tratando de evitar esta casuística.


Informes de roles

Desde este área, será posible crear informes personalizados sobre los distintos roles del proyecto, pudiendo exportar los datos en distintos formatos: tablas, gráficos, excel y/o PDF.


Los distintos campos de configuración disponibles, permiten parametrizar de forma detallada nuestros intereses.

De este modo, será posible definir para nuestro informe, todos los usuarios del Directorio, o solo aquellos que tengan asociados determinados roles. Además, será posible segmentar por tipo de usuario (persona o empresa) y por el estado de la cuenta de usuario (activa / inactiva). 


CONFIGURAR INFORME

image


EJEMPLO

Para exportar información sobre los usuarios de un proyecto, con el rol "Tipo de inscripción 1", que tengan asignados los roles (Taller 1, 2 y 3) sería la siguiente. Manteniendo el estado y tipo definidos para "Cualquier tipo" y no eligiendo ningún tipo de configuración adicional.

El campo: "Roles a analizar" siempre deberá tener seleccionando algún rol para que pueda ser creado el informe, de lo contrario no se mostrará información, ya que no se está indicando al sistema qué información se debe exportar.


image


INFORME DE ROLES

Destaca de manera el número de usuarios registrados con el rol indicado, aplicando los filtros establecidos en su configuración:


image


El grupo de usuarios definido podrá ser desglosado por subgrupos ofreciendo información más específica.

Para ello se activará la configuración correspondiente, eligiendo los roles que deban aplicar en la segmentación:


image


Siguiendo con el ejemplo anteriormente visto, en caso que se quisiera conocer a cuántos usuarios sería posible enviar comunicaciones, se configuraría la misma parametrización inicial y además se habilitaría un nuevo filtro como subgrupo, seleccionando el rol Newsletter.


image

El sistema nos muestra la siguiente información: mostrando así el total de usuarios con el rol Inscripción 1, que al mismo tiempo tiene asignado algún rol de talleres, y que además puede ser comunicado vía email.


image


El formato de exportación de este tipo de informes podrá ser generado


image


Además, la plataforma permite guardar la configuración del Informe en el área "Mis configuraciones favoritas" para poder consultar, ejecutar o configurar en futuras ocasiones, aquellos informes que vayan a ser exportados de manera recurrente.


image

image



Informes evolutivos

En esta pestaña se podrán generar distintos tipos de informes, estableciendo filtros con roles para segmentar los usuarios objetivo de nuestro análisis, así como, los plazos temporales a tener en cuenta (mensual, trimestral, cuatrimestral, etc.).

Para generar el informe, será necesario ir configurando los campos disponibles en el área exportar.


image

Importar roles

En el área de roles, desde la pestaña "Importar", se podrán añadir al proyecto tantos como se quiera, a través de un fichero excel, donde cargaremos la información de cada uno de ellos.


En este apartado, como en el resto de opciones de Importación de la plataforma,  encontraremos dos pestañas:

1) Instrucciones de uso: destinada a recoger información sobre el modo de cumplimentar el excel con el contenido, y punto de descargar del fichero base que podrá utilizarse para incluir los roles.

image

2) Cargar fichero excel de roles: desde la que se podrá carga el fichero y configurar detalles globales para todos los roles a importar.

image

En caso que queramos importar roles con distintos tags, será necesario realizar una acción de importación por tag, ya que solo es posible asignar un tag común a todos los roles del excel. 


Ejemplo:

1) Acción de importación para roles de tipo Inscripción. En este excel cargaremos todos los roles relacionados con inscripciones: asistencia presencial, asistencia virtual, etc.

2) Acción de importación para roles de tipo Alojamiento. En este excel cargaremos todos los roles relacionados con alojamiento: Hotel 1 - Habitación DUI, Hotel 1 - Habitación Doble, etc.

Exportar roles

Desde Menú lateral > Usuario > Roles > Exportar (Menú superior), se podrán exportar todos los roles del proyecto, para poder analizarlos o gestionar un seguimiento de los mismos.

En la primera parte de la configuración, se definirán los roles a exportar eligiendo entre todos los disponibles en el proyecto, o filtrando por categoría (tags) que deberán haber sido creadas y asignadas previamente.

Desde aquí, también será posible filtrar por límite de aforo (roles con cupo máximo definido o máximo) y por estado de visibilidad (roles visibles o no visibles).


image


A continuación, podremos seleccionar los campos que queremos exportar en nuestro excel. Para ello, solo será necesario activar  / desactivar el check asociado a cada campo, como vemos en la siguiente imagen:


image


Un vez definida toda la configuración, haremos click en el botón "Exportar" y cuando el archivo esté disponible, se descargará automáticamente en el ordenador. Este proceso, puede tardar un par de minutos, si el contenido del proyecto es extenso.


Ejemplo práctico: 

Para conocer información sobre los roles (Taller 1, 2, 3 y 4) de nuestro proyecto, pertenecientes todos ellos a la categoría "Talleres", se ha definido la siguiente configuración a la hora de exportar los datos:


Roles: Filtrar por tag > Talleres (un tag creado previamente que incluye los roles Taller 1, 2, 3 y 4)

Rol configurado con este tag:

image

Límite de aforo: SIn límite de aforo

Visibilidad: Cualquier visibilidad

Campos a incluir: Nombre, Usuarios, Cupo máximo del rol, Cuota restante por consumir, Tag, Enlace al panel de invitaciones.


image


El excel que se descargaría tras aplicar esta exportación sería la siguiente:


image


Panel de invitaciones

La plataforma permite a través de un área específica, gestionar el seguimiento de consumo de los códigos que son utilizados en los formularios del proyecto como códigos de invitación.


En este vídeo, se muestra un ejemplo de configuración de un rol, que será utilizado posteriormente, como código de rol en un formulario de inscripción. También se realizará el seguimiento de consumo del código, a través del Panel de invitaciones.


Automatizaciones

Desde este área, a la que accederemos desde la ficha del rol, haciendo click en la opción "Automatizaciones" disponible en el margen derecho, será posible definir los mensajes que el usuario recibirá vía email cuando se le asigne/desasigne o expire un rol.

image


image


CONFIGURACIÓN DE MENSAJES

1. Mensaje a enviar cuando se asigne el rol.

2. Mensaje a enviar cuando se desasigne o expire el rol.

Incompatibilidad de roles

La posibilidad de definir relaciones de incompatibilidad entre roles, cobra sentido cuando un mismo usuario de un proyecto, no puede tener asignado de forma simultánea varios roles.

Estas relaciones serán tenidas en cuenta en los módulos de tipo inscripción o formulario avanzado, de manera que, si el usuario selecciona roles incompatibles, no podrá finalizar el proceso de inscripción.

Es importante recordad que la definición de incompatibilidad es bidireccional.


Veáse casos como roles del tipo:

- Inscrito / No Inscrito 

- Socio / No socio

- Invitado / Asistente normal


image

Lista de espera de roles

Habilitar una lista de espera significa que será posible asignar un rol a un usuario, de forma manual, una vez se haya completado el aforo máximo establecido para dicho rol.

Es decir, si por ejemplo en un proyecto, se configura un tipo de inscripción a un taller, cuyo cupo máximo establecido, a priori es de 5 personas, una vez se llegue a este cupo, la opción en el formulario, mostrará el aviso "Aforo completo" y no dejará seleccionar esta opción. A continuación, mostrará la opción de poder inscribirse a la lista de espera disponible.

Una vez los usuarios se inscriban en la lista de espera de un rol, será posible gestionar su estado desde el panel de configuración, accediendo a la Ficha de rol > Lista de espera.


image

image


Un usuario, podrá formar parte de una lista de espera, de dos manera diferentes:

1. Seleccionando la opción correspondiente en el formulario:


image


2. Siendo añadido desde el panel de configuración a la lista de espera, de forma manual. Para ello, se accede desde su Ficha de usuario en el Directorio del proyecto > Roles > Lista de espera > Activar check del rol con lista de espera activada


image


Cualquiera que sea el mecanismo de adicción del usuario a la lista, el hecho de que forme parte de esta lista, no supone que al usuario se le asigne el rol, sino que será necesario gestionar el estado de esta solicitud, que por defecto siempre aparecerá como "Pendiente". 


Cuando en un formulario se quiere habilitar una "Lista de espera" será necesario:

1. Crear el rol que será utilizado para esta opción concreta y definir el cupo máximo que corresponda.

Ejemplo: Una opción de inscripción de nuestro formulario será Taller 1.


image


2. Habilitar esta opción en la opción del campo del formulario correspondiente. De manera que cuando el cupo máximo establecido, llegue al aforo total, mostrará al usuario la opción de lista de espera.

image

image