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Roles

¿Qué es un rol?

La plataforma denomina "rol" a aquellas etiquetas que serán utilizadas para definir perfiles de usuarios dentro de un proyecto.

Estas etiquetas serán utilizadas para poder definir a los usuarios y agrupar su información, en base a distintas características. No podrán ser aplicados sobre usuarios que no formen parte del Directorio del proyecto como usuarios registrados.


El uso de estas etiquetas permite desde privatizar una sección del proyecto, para que solo puedan acceder usuarios con un rol determinado, como enviar una notificación concreta al grupo de usuarios que tengan asociado dicho rol. Las aplicaciones son muy extensas.


Para acceder a su creación y configuración será necesario dirigirnos a: Menú lateral > Usuarios > Gestionar


Para crear un nuevo rol, solo será necesario hacer click sobre la opción "Añadir nuevo", y aparecerá una ventana emergente que permitirá configurarlo de forma genérica.


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En caso que se quiera consultar o editar cualquier rol creado previamente, solo tendremos que acceder a su ficha haciendo click sobre esta, y se abrirá un desplegable con la información correspondiente. En esta ficha, encontraremos opciones de configuración avanzada de los roles, no mostradas en la ventana inicial de creación del rol. Como es el caso de: Automatizaciones, Incompatibilidad, Lista de espera, Configuración de código de rol, etc.


Veamos a continuación, todas las posibilidades que ofrece la ficha de rol, y los distintos campos de configuración disponibles:

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NOMBRE

Denominación asignada al rol dentro del proyecto.

Ejemplo: Asistente presencial, Asistente virtual.


TAG / CATEGORÍA

La sección "Roles" permite crear y asignar categorías, mediante las que se podrán ordenar los roles, en función del tipo de característica a la que haga referencia. Estas categorías se configuran desde el menú superior > Tags


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Ejemplo:

- Categoría: Tipo de Inscripción

- Roles asignados con esta categoría: Asistente presencial, Asistente virtual


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Ver información detallada sobre la creación de categorías aquí.


COLOR

El rol tiene asociado un color por defecto, que podrá ser editado para identificar los distintos roles del proyecto por colores, o incluso, para personalizar las acreditaciones, ya que por defecto, este módulo utilizará el color definido en el diseño de las mismas en el cuadro que bordea el rol a mostrar en el documento.


MÁXIMO

Este campo permite definir una limitación al número de usuarios que pueden pertenecer a dicho rol, asignando así un cupo máximo.

En caso de querer activar este cupo, será necesario que el valor definido sea mayor de 0. Cuando su valor sea 0 no aplicará ningún límite, pudiendo ser asignado este rol a todos los usuarios del Directorio.

Ejemplo: cupo máximo del rol: 10

Cuando un usuario intente registrarse en una opción de un formulario que asigne dicho rol, si se ha alcanzado el cupo máximo definido, el sistema bloqueará la opción y mostrará un mensaje de aforo completo.


CÓDIGO (se mostrará tras activar la opción "Canjeable como invitación")

Este código se denomina "código de rol", es único por rol y proyecto y permite identificar roles aunque tengan nombres iguales. Todos los usuarios que utilicen este rol, utilizarán el mismo código para inscribirse.

El código de rol se genera automáticamente por el sistema cuando se activa el check indicado anteriormente. Este código podrá ser editado, borrando el código propuesto por defecto, e incluyendo la definición que queramos para nuestro código. Se recomienda asignar un código breve y sin espacios en blanco, caracteres especiales o tildes.


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La configuración del código, lleva asociada la configuración paralela de otros campos, para garantizar su correcta aplicación y funcionamiento, como es el caso del período de validez del código, el campo del formulario donde se quiere permitir el canje de dicho código, etc.


PERÍODO DE VALIDEZ

Puede definir una fecha mínima y máxima en la que se podrá canjear el código de invitación. Puedes dejar los campos en blanco si no deseas limitar en el tiempo la invitación.

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FORMULARIOS INSCRIPCIÓN VÁLIDOS

Determine en campos de tipo código de rol, podrá canjearse este rol

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EMAIL DE NOTIFICACIÓN

Puedes incluir direcciones emails a las que se notificará en caso de utilizar el código de invitación en los módulos de tipo inscripción.

Nota: En esta opción, se podrá configurar además, la posibilidad de mostrar/ocultar los datos personales de los usuarios desde el panel de invitaciones, sección desde la que se realizará en adelante el análisis de consumo del cupo del rol.

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El seguimiento del consumo del rol, se realizará desde el área "Panel de invitaciones" que aparece en la parte inferior de la ficha de rol:

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ELIMINAR

Para eliminar el rol, bastará con hacer click sobre el botón rojo en forma de papelera, situado en el margen superior derecho de la ficha. Al eliminar el rol, desaparecerá tanto de este panel como de todos los usuarios que lo tengan asignado. Esta acción no es reversible.

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En este mismo menú superior derecho encontraremos las funciones avanzadas del rol: 


AUTOMATIZACIONES

Este área, permite definir mensaje automáticos que serán enviados a los usuarios, cuando se asigne, desasigne o expire un rol.


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INCOMPATIBILIDAD

Este área, permite gestionar incompatibilidad entre roles, de manera que un usuario no pueda tener asignados dos roles incompatibles entre sí.

Cuando un usuario cumplimenta un formulario de inscripción, y seleccionada opciones con roles incompatibles, no podrá finalizar el proceso.

La asignación de roles, se gestiona directamente desde el propio formulario de inscripción (dentro de cada opción), a través de la opción "Asignar rol".


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LISTA DE ESPERA

Este área, permite gestionar la lista de espera asociada a un rol concreto. Cuando un rol dispone de un cupo máximo definido, cabe la posibilidad de activar esta opción, siendo habilitada desde el propio formulario de inscripción (dentro de una opción activar el check de "inscripción a lista de espera"), donde es posible, aprobar o rechazar de forma manual, a un usuario, para que se le asigne este rol.


Activación check en formulario de inscripción

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Gestionar roles

Desde esta pestaña podrás gestionar los roles de usuario, accediendo a cada una de sus fichas.

- Si la lista de roles es muy larga puedes filtrar por tag o categorías, o buscar directamente por el nombre o código.

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- La notificación masiva sirve para avisar a los correos asociados a los roles el consumo que disponen, esto esta pensado para el sistema de invitaciones.

La gestión del sistema de invitaciones se explicará más adelante.


- Para añadir un nuevo rol es necesario pulsar sobre añadir nuevo y rellenar los campos necesarios.

Tags para agrupar roles

En los tags puedes crear categorías para organizar los roles de tu proyecto, de esta forma después podrás filtrar por tags en la lista de roles, así como poder utilizar la evolución temporal.

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Estado actual

En esta pestaña puedes observar un informe global de los roles de usuario.


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Puedes observar una gráfica en la cual se ve el total de usuarios que tiene el proyecto y la cantidad de usuarios que tienen cada uno de los roles.

En la tabla del final se pueden ver todos los roles del proyecto con su código, numero de usuarios, aforo y cuota restante en caso de que tengan.

Informes de roles

Aquí verás con una barra de progreso el consumo de los roles.


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Para ello los roles que aparecerán solo van a ser los que tengan un límite de usuarios.

Esta pestaña mostrará indistintamente roles normales de roles de códigos de invitación.

Informes evolutivos

En esta pestaña puedes observar un informe con el tiempo en el que se han ido asociando los roles a los usuarios, solo aparecerán los roles que pertenezcan a una categoría o tag.


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Esta tabla también se puede exportar en formato excel pulsando en el botón Exportar datos.

Importar roles

En el área de roles, desde la pestaña "Importar", se podrán añadir al proyecto tantos como se quiera, a través de un fichero excel, donde cargaremos la información de cada uno de ellos.


En este apartado, como en el resto de opciones de Importación de la plataforma,  encontraremos dos pestañas:

1) Instrucciones de uso: destinada a recoger información sobre el modo de cumplimentar el excel con el contenido, y punto de descargar del fichero base que podrá utilizarse para incluir los roles.

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2) Cargar fichero excel de roles: desde la que se podrá carga el fichero y configurar detalles globales para todos los roles a importar.

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En caso que queramos importar roles con distintos tags, será necesario realizar una acción de importación por tag, ya que solo es posible asignar un tag común a todos los roles del excel. 


Ejemplo:

1) Acción de importación para roles de tipo Inscripción. En este excel cargaremos todos los roles relacionados con inscripciones: asistencia presencial, asistencia virtual, etc.

2) Acción de importación para roles de tipo Alojamiento. En este excel cargaremos todos los roles relacionados con alojamiento: Hotel 1 - Habitación DUI, Hotel 1 - Habitación Doble, etc.

Exportar roles

Desde el área de roles, se podrán exportar todos los roles del proyecto, para poder analizarlos o gestionar un seguimiento de los mismos:

En la primera parte, se definirán los roles a exportar eligiendo todos los disponibles en el proyecto o filtrando por categoría (tags) asignados.

Desde aquí, también será posible filtrar por límite de aforo (roles con cupo máximo definido o máximo) y por estado de visibilidad (roles visibles o no visibles).


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A continuación, podremos seleccionar los campos que queremos exportar en nuestro excel. Para ello, solo será necesario activar  / desactivar el check asociado a cada campo, como vemos en la siguiente imagen:


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Un vez definida toda la configuración, haremos click en el botón "Exportar" y cuando el archivo esté disponible, se descargará automáticamente en el ordenador. Este proceso, puede tardar un par de minutos, si el contenido del proyecto es extenso.

Panel de invitaciones

En este vídeo, podrás ver un ejemplo de configuración de un rol, que será utilizado posteriormente, como código de rol, en un formulario de inscripción, para ello se utilizará el check "Canjeable como código de invitación en módulos de inscripción" y se realizará el seguimiento de consumo del código, a través del Panel de invitaciones.


Automatizaciones

Incompatibilidad de roles

Lista de espera de roles