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  Configuración

Email

Descripción del módulo

En determinadas ocasiones, como el registro de usuarios o el cambio de clave, la plataforma enviará emails a los usuarios. Desde aquí puedes personalizar su apariencia y formación. 

Es necesario configurar una cuenta de email para activar las notificaciones. Hasta que no se valide con éxito, aparecerá un mensaje en la parte inferior de la plataforma indicándolo. 


Importante

El servidor del correo a configurar no puede requerir una autenticación OAuth de terceros, como por ejemplo, los servidores de Google o Gmail.

Consulte las limitaciones de su cuenta de correo para evitar que se bloquee en el envío de email.

Diseño - Vista previa

Desde aquí podrás configurar el diseño de la cabecera y pie del email que se le enviará al usuario. 


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  • No mostrar ninguna cabecera. Vista previa ejemplo:

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  • Mostrar el avatar del proyecto. Mostrará el logo del proyecto en un avatar circular de 150x150 píxeles.El avatar se configura en Proyecto -> Información -> Icono. Vista previa ejemplo:

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  • Utilizar imagen de cabecera. Recomendamos utilizar resolución de 960x450 píxeles. Vista previa ejemplo:

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Pie de página

Puedes personalizar el pie de página de los emails del proyecto, añadiendo el contenido (texto, imágenes...) que quieras que aparezca en el pie del correo. Vista previa ejemplo:

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Configurar

Es importante configurar una dirección de correo en el proyecto al inicio de la creación del mismo, ya que no se emitirá ningún correo de servicio (bienvenida,  inscripción, u otros) hasta que la cuenta haya sido correctamente configurada en la plataforma, y haya sido validada tras realizar una prueba de envío correctamente.


CONFIGURACIÓN CUENTA DE CORREO

Para que la plataforma envíe las notificaciones por correo a los usuarios, es necesario configurar la siguiente información del servidor de envío (ver ejemplo): 

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  • Nombre del remitente: es el nombre, que al usuario que reciba la notificación, le aparecerá como emisor del email.
  • Email: correo utilizado para realizar el envío de las notificaciones. No se recomienda el uso de correos de Google, ya que pronto dejará de permitir el envío por parte de terceros. 
  • Contraseña del email usado.
  • Responder a: dirección de correo a la que queremos lleguen las respuestas de los usuarios, en caso de contestar nuestro email (puede ser la misma dirección que estamos configurando en el proyecto, en el ejemplo coincide).


A continuación, se muestra la configuración del servidor SMTP, los campos podrán ser cumplimentados de forma manual, con los datos que el proveedor de correo nos facilite, o podremos elegir en el desplegable "Proveedor" nuestro proveedor (Arsys, Dinahosting, Don Dominio, Outlook, etc.), si está disponible entre las opciones, de esta forma, al elegir el proveedor de correo, los campos técnicos (servidor, puerto y tipo de encriptación) se cumplimentarán de forma automática.


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  • Servidor SMTP (servidor saliente). Deberá incluir el nombre del servidor de correo saliente proporcionado por su proveedor.
  • Puerto y Encriptación son datos proporcionados por el proveedor de correo. Para su configuración sólo necesitas escribir en un buscador de Internet "Puertos + correo + nombre proveedor de correo" (Ver ejemplo "Puertos correo").

Información facilitada por el proveedor de correo Ionos 1&1:


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INCOMPATIBILIDAD CUENTAS "GMAIL"

Importante

El servidor del correo a configurar no puede requerir una autenticación OAuth de terceros, como por ejemplo, los servidores de Google o Gmail.

Consulte las limitaciones de su cuenta de correo para evitar que se bloquee en el envío de email.

Las cuentas de correo de "Gmail" no podrán ser utilizadas para vincularlas a un proyecto y realizar gestión de envío masivos a los usuarios de nuestro Directorio, al intentar configurar este tipo de cuentea, la plataforma nos devolverá por defecto el siguiente mensaje de error:


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PRUEBA ENVÍO DE EMAILS

Tras configurar nuestra cuenta de correo con los datos correspondientes, será imprescindible realizar una prueba test de envío, para que la plataforma reconozca la configuración y active el envío de emails correctamente.

Test email

Tras configurar nuestra cuenta de correo con los datos correspondientes, será imprescindible realizar una prueba test de envío, para que la plataforma reconozca la configuración y active el envío de emails correctamente.

Es necesario validar la configuración del email, enviando un email test a la dirección de correo que desees. Es muy importante comprobar que se recibe dicho email.


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Desde aquí se puede configurar el texto que quieres que se envíe en el email de prueba, así como, el asunto del email. 

Una vez enviado y validado el email, aparecerá el siguiente mensaje:

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Ya estaría configurada la cuenta de correo y se podrían emitir desde la plataforma correos de servicio o comunicaciones comerciales.

En el caso de que se realicen cambios en la configuración del servidor de envío, se te pedirá volver a realizar el email test. No será necesario hacerlo si los cambios son de apariencia, es decir, en la configuración del diseño de los emails (cabecera e imagen). 

Diseño

Plantillas

Desde aquí puedes personalizar el texto de los emails que el sistema envía a los usuarios. Puedes dejar el cuadro de texto vacío si prefieres utilizar el texto por defecto para estos emails. Tienes diferentes cuadros de texto para diferentes tipos de emails: 

  • Texto de la cabecera del email de registro de cuenta (previo a credenciales y códigos QR). Valor por defecto: Se ha completado con éxito tu inscripción. Puedes acceder a tu cuenta de usuario utilizando los siguientes credenciales de acceso:
  • Texto del pie del email de registro de cuenta (posterior a credenciales y códigos QR). Valor por defecto: sin texto. 
  • Texto del email de actualización de clave. Valor por defecto: Atendiendo a tu solicitud de cambio de clave, hemos reseteado tu clave de acceso. Puedes acceder utilizando los siguientes credenciales y actualizar tu clave a tu gusto
  • Texto del email enviado cuando se solicita / actualiza / cancela una cita concertada en un módulo networking. Valor por defecto: Hemos recibido una nueva actualización en su agenda de reuniones de networking. Le recordamos que puede gestionar su agenda desde nuestra APP. 
  • Texto del email de envío de acreditación en PDF. Valor por defecto: Gracias por validar tu código de acreditación. Puedes imprimir el fichero PDF adjunto en este email para acceder al evento. ¡Te esperamos!
  • Texto que se envía a los usuarios cuando envían un nuevo formulario desde un módulo de tipo Formulario. Valor por defecto: ¡Muchas Gracias! Hemos recibido correctamente su solicitud. Contactaremos con usted en la mayor brevedad de tiempo posible.
  • Texto que se envía a los usuarios cuando solicitan su certificado en PDF generado con un módulo de tipo "Certificados". Valor por defecto: Adjuntamos en este email su certificado en formato PDF. Muchas gracias por su interés y participación.
  • Texto que se envía al enviar una factura por email. Valor por defecto: Estimado cliente: Adjunto le enviamos una copia en PDF de la factura por nuestros servicios. Un cordial saludo de todo el equipo,
  • Texto que se envía en el email al realizar una inscripción con pago mediante transferencia bancaria. Valor por defecto: Muchas gracias. El proceso de pre-inscripción con pago mediante transferencia bancaria se ha completado con éxito. Por favor envíe un justificante de su transferencia, respondiendo al email recibido. Tenga en cuenta que el proceso de validación de su transferencia puede demorar hasta 3 días laborables. Recibirá un correo tras su validación.
  • Texto que se envía en el email al realizar una inscripción con pago mediante pago aplazado. Valor por defecto: Muchas gracias. El proceso de pre-inscripción con pago aplazado se ha completado con éxito. Por favor envíe un justificante de su transferencia, respondiendo al email recibido. Tenga en cuenta que el proceso de validación de su transferencia puede demorar hasta 3 días laborables. Recibirá un correo tras su validación.
  • Texto que se envía para la notificación de códigos de invitaciones a casas comerciales
  • Texto que se envía a los autores de los módulos de tipo revisión científica, notificando del estado de sus publicaciones. Valor por defecto: le enviamos este correo para informarle que sus publicaciones enviadas han cambiado de estado. Por favor revise la siguiente información detallada:
  • Texto que se envía con un código de invitación al completar una inscripción. Valor por defecto: Inscripción facilitada por cortesía de:

Enviados

¿Cómo exportar los emails enviados desde el proyecto?

Desde Menú lateral > Configurar > Email > Emails enviados > Exportar datos (xls)

Hay disponible un botón en la esquina derecha superior de la vista de histórico de emails enviados, que permite exportar dicha información a un fichero en formato excel.


Esta opción resulta realmente útil para las campañas de email marketing que desarrollemos a través de la plataforma, ya que al exportar lo datos en excel, podremos trabajar con los datos de forma externa, y hacer un análisis de los resultados de la campaña en función de los KPI's (indicadores) a los que queramos hacer seguimiento.

Ejemplo de KPI's más utilizados


1. Tasa de Rebote: hace referencia al porcentaje de rebote te ayuda a evaluar la capacidad de entrega de tus correos, al mostrar qué porcentaje de tu campaña no ha llegado a entregarse en las bandejas de entrada de correo de tus contactos.

Cómo calcular la Tasa de Rebote: [(N.º de correos electrónicos no entregados / Nª de correos electrónicos entregados)* 100] 



2. Tasa de Apertura: hace referencia al porcentaje de emails abiertos, de todos los que se han enviado en la campaña de emailing. Es decir, nos muestra el interés suscitado en los suscriptores a los que se han enviado la campaña. Si los contactos no están lo suficientemente interesados en la marca o en el contenido del correo, no lo abrirán.

Cómo calcular la Tasa de Apertura:  [(N.º de correos electrónicos (únicos) abiertos / N.º de correos electrónicos entregados)* 100]


¿Cuáles son los correos genéricos que el sistema permite configurar?

La plataforma permite personalizar el texto de los emails que el sistema envía a los usuarios, para ello activaremos el check "Personalizar" e introduciremos en el campo de texto el contenido que queramos. En caso que dejemos el campo de texto vacío, se utilizará el texto que el sistema genera por defecto en cada caso.


A la configuración podemos acceder desde Menú Lateral > Sitio web > Configurar > Preferencias > Email > Sistema


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Textos de emails disponibles para configuración

- Texto de la cabecera del email de registro de cuenta (previo a credenciales y códigos QR)

- Texto del pie del email de registro de cuenta (posterior a credenciales y códigos QR)

- Texto del email de actualización de clave

- Texto del email de expiración de cuenta de usuario

- Texto del email enviado cuando se solicita / actualiza / cancela una cita concertada en un módulo networking

- Texto del email de envío de acreditación en PDF

- Texto que se envía a los usuarios cuando envían un nuevo formulario desde un módulo de tipo Formulario

- Texto que se envía a los usuarios cuando solicitan su certificado en PDF generado con un módulo de tipo "Certificados"

- Texto que se envía al enviar una factura por email

- Texto que se envía como justificante de recepción en los módulos de inscripción

- Texto que se envía en el email al realizar una inscripción con pago mediante transferencia bancaria

- Texto que se envía en el email al realizar una inscripción con pago mediante pago aplazado

- Texto que se envía para la notificación de códigos de invitaciones a casas comerciales

-  Texto que se envía a los autores de los módulos de tipo revisión científica, notificando del estado de sus comunicaciones

- Texto que se envía con un código de invitación al completar una inscripción

- Texto que se envía al usuario al realizar una reserva en módulo de tipo reservas

- Texto que se envía al usuario al cancelar una reserva en módulo de tipo reservas

- Texto que se envía a un usuario por defecto al cancelar su inscripción

- Texto que se envía al realizar una compra en un módulo de tipo tienda


En caso que se quiera reutilizar los tipos de emails a enviar, recomendamos que se definan como plantillas en modo borrador. Esto permitirá reutilizarlos desde el área de campañas o desde la pestaña "Comunicación" dentro de la ficha de cada usuario del directorio y resultará más fácil y acccesible a la hora de gestionar el envío.

Esta configuración se gestiona desde Menú Lateral > Sitio web > Configurar > Preferencias > Email > Plantillas


Es importante recordar que existen módulos que permiten configurar los textos correspondientes que recibirá el usuario en su interacción con la sección en concreto, desde el propio área de configuración. Siempre revisar estos pequeños detalles a la hora de revisar un proyecto completo.

En caso que no se personalicen manualmente, se mostrarán los textos que por defecto tenga predefinidos el sistema en cada ocasión.


Ejemplo: en un módulo de Inscripción, si accedemos a las opciones de configuración de Comportamiento del módulo, encontramos la posibilidad de personalizar los siguientes textos:

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¿Por qué se ve descuadrado el formato de un email?

Cuando un cliente de correo, bloquea los estilos de un email, el contenido y diseño del mismo, se pueden ver afectados, de manera que el usuario que abre y visualiza el correo electrónico, no consigue verlo correctamente.

Esto no significa que el correo generado y enviado desde la plataforma, cuente con ningún error de formato, sino que el cliente de correo desde el que el usuario trata de verlo no está mostrando la información como debería.

*Cliente de correo: plataforma externa desde la que se gestionan correos electrónicos. Por ejemplo: Gmail, Outlook, Thunderbird, Webmail, etc.


Una manera fácil y rápida de asegurarnos que los mensajes que se envían a los usuarios de nuestro proyecto, están configurados correctamente en la plataforma, es comprobarlo directamente desde: Menú lateral > Configurar > Preferencias > Email > Enviados


Desde este área, se podrá consultar / reenviar y eliminar del historial, cualquier email que haya sido enviado desde la plataforma, en algún momento.

Para cada uno de los correos enviados, se mostrará la siguiente información:

- Fecha de envío

- Estado de envío del email

- Información de apertura (incluyendo nº de veces consultado)

- Email al que se ha enviado¡

- Asunto del correo


En la parte de opciones que aparece en el margen derecho de cada uno de los emails, se podrá acceder a la "Vista previa" del correo enviado, haciendo click sobre el primer icono que aparece. Seguidamente, se abrirá una ventana emergente con el correo, permitiendo verificar el formato real con el que ha sido enviado.


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Veamos un ejemplo de vista previa de un email enviado: 


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En caso que queramos volver a enviar este mismo correo, al mismo usuario, de nuevo, podremos realizar la gestión de forma directa, haciendo click sobre el segundo icono que aparece en las opciones:


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Tras hacer click en esta opción, el sistema nos mostrará un mensaje para verificar la acción, que deberemos confirmar "Sí, continuar" (botón rojo) para que se reenvíe el mensaje, en caso contrario, haremos click sobre "Cancelar":

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Una vez, verificamos que el email enviado está configurado correctamente, podremos probar, a abrir el correo desde otro cliente de correo diferente para poder disfrutar de la vista del mismo en formato real.

Por defecto, los correos que son enviados desde la plataforma llevan integrado el mensaje que se muestra a continuación, en la parte inferior del mensaje:


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Dando así la opción al usuario, de volver visualizar el email directamente en el navegador, para evitar problemas con el cliente de correo, que puedan estar bloqueando los estilos del mensaje.


*Nota: además, algunos clientes de correo, cuentan con una opción indicada bajo un aviso similar al siguiente: "Si no visualiza correctamente el email haga click aquí", y al seleccionar esta opción, el mensaje se recarga en una nueva pestaña con el formato correcto".

Añadir una cuenta de email en un proyecto

Para configurar una cuenta de email, necesitamos los siguientes campos:


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- Nombre: este será el nombre de la cuenta que aparecerá en el email.

- Email: dirección de correo que queramos configurar en este caso.

- Contraseña: contraseña que tengamos configurada para acceder a este correo.

- Responder: dirección de correo donde queremos recibir la respuesta. Esta dirección no tiene por qué coincidir con la dirección que pusimos en el campo email.

- Servidor SMTP: servidor de salida de tu proveedor de correo. 

- Puerto: puerto de salida, que también vendrá definido siempre por el proveedor de correo.

- Encriptación: hace referencia al tipo de encriptación del servidor de correo. Podremos elegir entre varias opciones: SSL, TLS o ninguna.

* Los campos de Servidor SMTP, Puerto y Encriptación, deberá ser proporcionado por el proveedor de correo electrónico.


Una vez lo configuremos, necesitaremos hacer un envío de prueba para comprobar que todos los campos introducidos son correctos y no hay problemas de envío con el proveedor de email.


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Esta pestaña se abrirá automáticamente, al guardar la configuración de los campos con todos los datos de forma correcta. En caso de no enviar el correo de prueba, no se enviará ningún correo desde el proyecto.