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Inscripciones

Sincronizar cambios de inscripciones con otras áreas

Desde el área de Usuarios > Inscripciones la plataforma permite editar información asociada al usuario y su inscripción, y sincronizar estos cambios, para que sean aplicados de forma simultánea en otras áreas, como es el caso de ingresos o el directorio.


Para consultar o editar una inscripción de un usuario, solo será necesario haciendo click sobre esta, y al acceder, desde el menú superior de la inscripción, podremos acceder a los distintos apartados del contenido asociado a dicha inscripción.


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En los apartados de Datos personales y Roles, el sistema, a través del check principal que aparece destacado en la parte superior, podremos sincronizar la información editada. De este modo, los cambios aplicados en ambas áreas, se verán reflejados en el Directorio del usuario, sin necesidad de tener que actualizarlos en este área también.

Ejemplo: modificar un dato personal o asignar / desasignar un rol.

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En el apartado de Datos fiscales, la opción de sincronización además, incluye un check adicional, que permitirá sincronizar los cambios con el área de ingresos / facturación, lo que permitirá reflejar los cambios aplicados, sobre la factura de la inscripción.


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Para cambiar el importe de una inscripción, bastará con editar el precio del concepto o conceptos que integran la factura desde este área, y guardar cambios.


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Gracias a la habilitación de este check, el importe de la inscripción, constará en el sistema por el mismo valor, tanto en la inscripción como a nivel contable.

Tras aplicar el cambio, recomendamos comprobar que el cambio ha sido aplicado correctamente sobre la factura y el importe que consta coincide, haciendo click sobre el apartado "Factura" del menú superior de opciones.


¿Cómo recibir una notificación cada vez que se realice una inscripción?

La plataforma permite configurar un aviso vía email dirigida al usuario, con el justificante de la inscripción realizada.


Para ello, solo será necesario activar el siguiente check, desde: Contenido > Secciones > Módulo Inscripciones > Menú superior > Configurar > Opciones > Comportamiento > "Enviar email justificante de recepción"

Además, esta opción permite especificar direcciones de emails adicionales, a las que se enviará una notificación con cada actualización. Si no deseas que este aviso llegue a ninguna dirección de correo adicional, se dejará el campo en blanco.


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En la captura, se ha definido como ejemplo, la cuenta de correo info@gooveris.com. En esta cuenta, se recibirán las notificaciones de inscripción de manera adicional.

¿Cómo medir tasas de conversión y obtener métricas en módulos de tipo inscripción?

Para poder seguir la tasa de conversión en los módulos de tipo inscripción, se han incluido una serie de parámetros en la URL, de forma que se permita identificar si el usuario ha concluido o no con éxito el proceso de inscripción así como el coste asociado a esta si existiese.

Este tipo de métricas y parámetros podrán ser leídos por herramientas de seguimiento y tracking de tráfico web tales como Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel y muchos otros. Estos parámetros son especialmente útiles para medir ratios de conversión de campañas publicitarias y acciones comerciales específicas.

Es importante destacar que estos parámetros tan sólo se incluirán en los formularios de tipo inscripciones, no aplicándose en otros tipos de módulos como formularios, formularios avanzados o informes.


PARÁMETROS KPI INCLUIDOS EN LA URL


register=
complete

Este parámetro se incluirá en la URL cuando el usuario finalice correctamente su inscripción, y se incluirá en los siguientes casos:

1) Cuando se complete una inscripción gratuita y se muestre el mensaje de confirmación al usuario

2) Cuando se realice una inscripción de pago y la pasarela bancaria confirme el cobro de la inscripción. Esto afecta a los métodos de pago: TPV Redsys, TPV Ceca, Bizum, Stripe y Pago por transferencia bancaria.


register=failed

Este parámetro se incluirá en la URL cuando el usuario NO finalice correctamente su inscripción, y se incluirá en los siguientes casos:

1) Cuando se realice una inscripción de pago y la pasarela bancaria decline el cobro de la inscripción por cualquier motivo. Esto afecta a los métodos de pago: TPV Redsys, TPV Ceca, Bizum, Stripe y Pago por transferencia bancaria.


amount=XXXXX

Este parámetro representa el precio asociado a la inscripción, medido en céntimos (sin parte decimal). Es importante tener en cuenta que se añadirá tanto en inscripciones de pago, como en inscripciones gratuitas, en este último caso, el valor del parámetro será 0.


Cómo integrar un formulario de inscripción con Mailchimp


Formulario de Inscripción gratuita

Para añadir a nuestro proyecto un formulario de inscripciones gratuito, que además:

- Asigne un rol específico a los usuarios tras completar el proceso.

- Envíe en el mensaje de registro, la acreditación correspondiente junto a las credenciales de acceso.


A nivel global, tendremos que seguir los pasos descritos a continuación:

PASOS A SEGUIR

1) Crear y configurar un formulario con un módulo de tipo "Inscripciones" o "Formulario" 

2) Mapear campos del formulario

3) Crear un rol para identificar estos usuarios y asignar el rol en la inscripción

4) Configurar las acreditaciones

5) Compartir enlace del formulario (opcional)


1) INSCRIPIONES

Para añadir el módulo "Inscripciones" al contenido del proyecto, sería necesario configurar los campos uno a uno, eligiendo los datos que quiera solicitar a los usuarios. En todos los formularios de inscripción, será siempre indispensable solicitar el nombre, apellidos y correo electrónico, el resto de datos serán opcionales.

Creación del módulo Inscripciones: Menú lateral > Contenido > + Nuevo > Inscripciones

Las inscripciones recibidas podrán ser consultadas en el área:  Menú superior del módulo > Registros


En la configuración del módulo, tendremos que activar el siguiente check para que el usuario, al terminar la inscripción reciba las credenciales de acceso y su correspondiente acreditación.

Esta configuración puede ser definida desde: Menú superior del módulo > Configurar > Opciones > Comportamiento


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Esta sección podrá tener el estado de visibilidad oculta, de manera que solamente los usuarios que dispongan del enlace puedan acceder y registrarse. (Iconos en color amarillo):

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Si protegemos la vista del módulo, desactivando su visibilidad en el proyecto, para facilitar las inscripciones a un grupo específico de usuarios, tendremos que facilitarles el enlace concreto, para que se puedan inscribir (véase el paso 5). Compartimos el enlace con estos usuarios, ya que la sección no estará visible en el proyecto. Otra opción para limitar el acceso a los usuarios sería proteger la sección con contraseña.


2) MAPEAR CAMPOS DEL FORMULARIO

Para cada campo, se tendrá que asociar el valor que corresponda, cualquier campo del formulario que no se haya mapeado, o no esté mapeado correctamente, no será guardado ni recuperado a posteriori.

Ejemplo: Nombre: nombre / Apellidos: apellidos y así sucesivamente con todos los datos.


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3) ROL Y CONFIGURACIÓN DE FORMULARIO

Es importante, para poder diferenciar a estos usuarios del resto y para poder configurar correctamente sus acreditaciones, que se cree un rol nuevo específico para ellos. Ejemplo: “Expositores"

Podremos crear un nuevo rol desde: Menú lateral > Usuarios > Roles > Añadir nuevo


Un vez se cree este rol, lo ideal es que en una de las opciones de un campo del formulario, se le asigne al usuario el rol, de manera que al finalizar la inscripción, el usuario quede guardado directamente en el Directorio con el rol indicado. De lo contrario, será necesario asignar el rol de forma manual, usuario por usuario desde su ficha de información, o través de una acción masiva.


El rol podrá asignarse en el campo: “Asignar rol":

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Desde la ficha de configuración de la opción disponible, se podrán gestionar además otras acciones de roles simultáneas. 


4) ACREDITACIONES

Cada proyecto cuenta únicamente con un módulo de acreditación, común para todas las inscripciones. Para destacar las acreditaciones de estos usuarios, sería necesario seleccionar el rol creado para los “Expositores” en el diseño, y que esta etiqueta se visualice en las acreditaciones de forma destacada:


Menú lateral > Contenido > Acreditaciones >  Personalizar > Cuadrante 1 > Destacar roles de usuario en la acreditación Expositores.


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Ejemplo de acreditación con rol destacado:

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5) COMPARTIR ENLACE DEL FORMULARIO


Para poder compartir el enlace de la sección con los usuarios, y que estos puedan registrarse, deberán acceder:

Menú superior del módulo > Integración > Versión web completa > copiar la URL que aparece en la barra de direcciones

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Habilitar campo de tipo fichero en un formulario

En los módulos de tipo formulario, formulario avanzado, inscripciones, revisión científica  e informe, es posible utilizar campos de tipo archivo que posibilitan a los usuarios el subir un fichero a través de dicho campo.

Para ello bastará con seleccionar el siguiente tipo de campo:


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Una vez seleccionado el tipo de campo, tendremos la posibilidad de especificar en el siguiente campo, los tipos de ficheros que deseamos permitir, estos formatos serán indicados separados por comas y sin necesidad de incluir un punto delante de la extensión (Ejemplo: pdf, ppt, mp3, mp4, jpg, etc.). Si no se desea restringir los formatos de los archivos, dejaremos el campo en blanco:

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Es muy importante, mapear correctamente dicho campo del formulario para que la información quede registrada en el sistema y el contenido quede asociado a cada usuario.

Configurar tipos de pago disponibles

La configuración disponible en este apartado, es común a todos los módulos de la plataforma que disponga modo de pago.


Para configurar los métodos de pago habilitados en un módulo de inscripción, formulario de pago, reservas o tienda, que podrán utilizar los usuarios, a la hora de completar el proceso de inscripción o compra, podremos utilizar de todas las opciones disponibles en la plataforma, tantas como se quiera.


Pudiendo así elegir de manera simultánea, varias opciones de pago para un mismo módulo:

Opciones de pago disponibles:

1. Permitir cobro con TPV Bancario Redsys

2. Permitir cobro con Bizum

3. Permitir cobro con Stripe

4. Permitir obro con TPV Bancario CECA

5. Permitir cobro con transferencia bancaria

6. Permitir cobro en efectivo

7. *Permitir cobro con "Pago aplazado"

8. *Generar un cobro programado / recurrente a partir de la inscripción


En el caso de los módulo tipo "Formulario avanzado" "Tienda" o "Reservas" no se contemplan las opciones 7 y 8. Ambas opciones estarán disponibles únicamente para los módulos de tipo "Inscripción".

Dependiendo del tipo de módulo que se esté configurando, la activación / desactivación de los modos de pago, se gestionará desde puntos diferentes del panel de control:


- Módulo tipo Inscripción: la configuración "Forma de pago" de este módulo, se edita desde Menú Lateral > Contenido < Secciones > Formulario de inscripción > Configurar > Opciones > Información de pago > Forma de pago.


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- Módulo tipo Tienda y Formulario de pago: la configuración "Forma de pago" de estos módulos, se edita desde:

Menú Lateral > Contenido > Secciones > Formulario de inscripción > Configurar > Opciones > Comportamiento > Forma de pago > Activar / desactivar checks de opciones disponibles


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Ejemplo: En este caso, el usuario podrá realizar su pago a través de Redsys, Bizum, Stripe o Transferencia bancaria.

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Al rellenar el formulario correspondiente, cuando el usuario llegue al paso resumen del pedido de la inscripción o compra, visualizará las opciones de pago disponibles y podrá continuar el proceso, eligiendo la opción que prefiera.


Ejemplo: Vista previa de las opciones de pago que vería el usuario en el formulario:

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Importante: No se podrán configurar varias cuentas dentro de una misma opción de pago, es decir, para un mismo módulo de inscripción, solamente podremos asignar un cuenta para transferencia bancaria, una cuenta de Redsys, Ceca, Stripe o Bizum.


La configuración de las cuentas de pago habilitadas, se gestionarán nivel proyecto desde:

Menú lateral > Configurar > Preferencias > Pasarela de pago


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La información de Facturación a nivel proyecto, se podrá gestionar desde: Menú lateral > Ventas > Configurar 

IMPORTANTE: Un proyecto solamente podrá contar con una línea de facturación.


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Comprobación de abono de Inscripciones (TPV bancario)

Cuando desde un proyecto se gestionan inscripciones cuyo abono puede ser realizado por lo usuarios a través de una pasarela de pago (Redsys, Stripe, Ceca), resulta muy útil poder exportar la información de las inscripciones y la facturación asociada a las mismas, y compararla con la información exportada de la plataforma de pago correspondiente. De este modo, será posible comprobar rápidamente los pagos que han sido tramitados por los usuarios, y actualizar el estado de las inscripciones en el panel de configuración.

Para ello, se utilizará como dato de comprobación, el número de referencia asociado a la inscripción. Este dato aparecerá tanto en la factura asociada, como en el panel de administración de la pasarela de pago.


En la exportación de las inscripciones que se gestionará desde Menú lateral > Usuarios > Inscripciones > Exportar será necesario incluir como campo a exportar, la "Referencia de facturación" y la "Referencia", junto al resto de campos adicionales que sean necesarios.

A continuación se muestra un ejemplo.


Inscripción del usuario


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Factura de la inscripción

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En el fichero excel que se exporta 

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En la pasarela bancaria (Stripe, CECA, REDSYS)

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Gestión de adeudo de una inscripción

A la hora de gestionar el estado de adeudo de una inscripción, la plataforma permite conocer información detallada sobre el pago de la inscripción, y editarla de forma manual en cualquier momento, desde la propia inscripción.

Para mantener actualizado el adeudo de las inscripciones, en función de los pagos recibidos por los usuarios, será necesario dirigirnos a Menú lateral > Área de usuarios > Inscripciones.

Aquí encontraremos el histórico de inscripciones registradas en el proyecto, ya hayan sido añadidas de forma manual, desde un formulario de alta in-situ, o de forma autónoma por los usuarios a través de cualquier formulario avanzado o de inscripción habilitado en el proyecto.

Es importante no confundir este estado referente al ingreso percibido, con el estado de la inscripción (Incompleta, aprobada, pendiente, rechazada, cancelada).

Gestión de estados de la inscripción:

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Los estados asociados al adeudo, que es lo que gestionaremos a continuación, refleja como pagada o pendiente una inscripción, permitiendo conocer además si el importe ha sido abonado por completo o de manera parcial.

Esta información podremos consultarla en el apartado de balance de la inscripción, que encontramos dentro de la inscripción en la pestaña de "Resumen".

Como podemos ver en el siguiente ejemplo, se muestra una inscripción pendiente de pago, cuyo importe total a pagar sería de 181,50€. El usuario actualmente ha pagado 120€, quedando pendiente de abono 61,50€.

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Para definir la información del importe pagado y el importe pendiente, nos dirigiremos a la pestaña "Datos fiscales" que aparece en el menú superior de la inscripción.

Es importante prestar atención al mensaje de advertencia que aparece en esta sección, y activar la sincronización (recomendable) de datos, ya que de este modo, toda la información editada aquí quedará reflejada también en el Directorio y en la factura asociada a la inscripción.


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En el área de conceptos de las partidas que integran la factura de la inscripción, será posible editar los importes correspondientes, de manera manual. Tras aplicar cambios, será necesario guardarlos para que queden registrados y la información se sincronice correctamente.

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Una vez se define/edita la información de adeudo en esta parte de la plataforma, se verá reflejada directamente en el resume de la inscripción:

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En caso que sea necesario aplicar cualquier cambio adicional directamente sobre la factura de la inscripción, se podrá realizar bien desde el área de Ingresos del menú lateral, buscando la factura correspondiente, o desde la pestaña "Factura" que aparece en el menú superior de opciones de la inscripción.

Desde este área si la factura aún no ha sido emitida, será posible crearla también desde este punto de la plataforma.


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¿Cómo simplificar los conceptos de las facturas de inscripciones?

Para modificar las facturas asociadas a un formulario de inscripción, simplificando la descripción de los conceptos que integran el documento, será necesario activar el check "Mostrar la descripción de la factura de forma breve" que se encuentra en las opciones del módulo de Inscripciones que se está utilizando: Configurar > Opciones > Información de Pago (esta opción será visible solo si el check de generación de facturas se encuentra activo):


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Para poder ver la diferencia entre una opción y otra, consulta la captura de ambos ejemplos:


1) Ejemplo factura de inscripción, sin el check de descripción simplificada activo:

En la partida referente a la inscripción, se incluye toda la información del formulario de inscripción.


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2) Ejemplo factura de inscripción, con el check de descripción simplificada activo:

En este caso, solo se muestra en la partida de inscripción los datos relevantes del usuario (nombre, email y contacto)

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*Nota: Esta configuración aplica también para casos en los que la facturación del proyecto sobre el que se gestionan las inscripciones, está activada la opción de "Facturación remota" y las facturas se almacenan y consultan en un proyecto adicional.


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¿Cómo crear un código de invitación y configurarlo en un formulario de inscripción?
Cobro con depósito

Para los módulos de tipo Inscripciones, existe la posibilidad de gestionar el abono de la inscripción, de forma muy similar a una transferencia bancaria, utilizando la pasarela de pago Stripe.

Para activar esta opción, será necesario acceder desde Menú lateral > Contenido > Inscripciones > Configurar > Opciones de comportamiento > Información de pago.

Previamente, se deberá de haber configurado a nivel proyecto, la pasarela de pago de Stripe desde Menú lateral > Configurar > Pasarela de pago > Stripe.


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Esta opción permite recoger los datos de la tarjeta del usuario en la pasarela de pago, que serán solicitados antes de finalizar el formulario.

La solicitud de estos datos, no implicar la emisión del correspondiente pago o retención del importe en la tarjeta, por lo que el usuario no verá ningún movimiento en su cuenta, porque no se llega a producir en ese momento.


El pago será emitido cuando se apruebe la inscripción desde el panel de configuración.

Nota: los datos de la tarjeta del usuario nunca quedarán registrados en la plataforma, únicamente en la pasarela de pago de Stripe, para tramitar el pago correspondiente a la inscripción, en el momento correspondiente.

La inscripción podrá ser editada, como una inscripción normal, desde el panel de configuración, antes de ser aprobada.

Las opciones de edición se realizará desde el apartado de datos fiscales. El importe que será cobrado en ese caso, corresponderá con los datos actualizados en la inscripción, antes de su aprobación.

Aprende a configurar esta opción en el siguiente vídeo:


Acciones Masivas Inscripciones

Desde la pestaña "Acciones masivas" del menú superior del área Inscripciones, puedes elegir un subconjunto de inscripciones a las que aplicar una acción masiva. De esta forma, se aplicará la acción deseada sobre todas las inscripciones que cumplan el filtro definido.

Nota: Es importante no confundir las acciones masivas de las INSCRIPCIONES con las acciones masivas del DIRECTORIO.

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Entre las acciones masivas disponibles, se encuentran las siguientes posibilidades:

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Es importante entender bien qué comportamiento aplicará en cada caso:

- ASIGNACIÓN DE ROLES

(+) INCLUIR: Un formulario permite configurar la asignación de roles adicionales de forma masiva.

Si se quiere añadir a todas las inscripciones del formulario, un rol adicional, se podrá gestionar con esta acción masiva. (Además de los roles que ya están asignados tras el proceso de inscripción).

Si además, se acepta la sincronización de la información con el Directorio, el rol también será añadido al usuario.


Inscripción antes de la acción masiva:

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Acción masiva INCLUIR NUEVO ROL "Goonie":

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(-) ELIMINAR: Un formulario permite eliminar la asignación de roles que haya sido configurada en el formulario.

Si se quiere eliminar la asignación de roles de las inscripciones registradas, se podrá gestionar con esta acción masiva. 

Si además, se acepta la sincronización de la información con el Directorio, el rol también será añadido al usuario. Esta opción revertería la de AÑADIR, teniendo en cuenta que afecta únicamente sobre los roles de las inscripciones, y manteniendo los roles en el Directorio. Para asignar el rol del Directorio se podrá aplicar otra acción masiva para ello, pero en este caso desde el área Directorio.


Inscripción antes de la acción masiva:

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Acción masiva ELIMINAR ROL QUE ASIGNA "Tipo de inscripción 2":


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- DESASIGNCIÓN DE ROLES

(+) INCLUIR: Un formulario permite configurar la desasignación de roles adicionales de forma masiva. 

Si se quiere incluir una nueva desasignación de un rol concreto, se podrá gestionar con esta acción. 

Si además, se acepta la sincronización de la información con el Directorio, el rol también será desasignado del usuario.


Inscripción antes de la acción masiva:

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Acción masiva AÑADIR ROLES QUE DESASIGNA "Asistente y Expositor":

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(-) ELIMINAR: Un formulario permite configurar la eliminación de la desasignación de roles, para que no aplique la configuración del formulario de inscripción. 

Si se quiere anular una desasignación de un rol concreto, se podrá gestionar con esta acción. 

Si además, se acepta la sincronización de la información con el Directorio, la eliminación también será aplicada sobre el usuario.


Acción masiva ELIMINAR ROL QUE DESASIGNA "Usuarios Nuevos":


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- LISTA DE ESPERA DE ROLES

(+) INCLUIR: Un formulario permite configurar la asignación de roles con la posibilidad de contar con una lista de espera disponible, tras alcanzar el cupo máximo establecido para dicho rol. Cuando se quiera añadir un nuevo rol con lista de espera activa, se podrá gestionar con esta opción, y el usuario comenzará a formar parte de la lista de espera correspondiente.

(-) ELIMINAR: Un formulario permite configurar la desasignación de roles con con una lista de espera activa. Cuando se quiera añadir un nuevo rol a desasignar de forma masiva, se podrá gestionar con esta opción, de manera que el usuario dejará de formar parte de la lista de espera correspondiente.


Es importante prestar atención a las opciones de sincronización disponibles para cada tipo de acción, valorando la configuración de la acción masiva a aplicar.

En el caso de acciones relacionadas con roles: será posible permitir que una vez se lance la acción masiva, refleje también los cambios en el usuario del directorio asociado a cada inscripción.


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En el caso de eliminación de inscripciones, será necesario confirmar que se asume el carácter irreversible de la acción:

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En caso contrario, aparecerá una ventana emergente que notificará el requisito de aprobar este campo:

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Códigos promocionales en inscripciones

Los códigos promocionales que sean utilizados por los usuarios en las inscripciones, se verán reflejados en la factura asociada a la inscripción:


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¿Cómo denegar la inscripción en función de un rol?

En las opciones de comportamiento del módulo de Inscripciones será posible activar un check específico que permitirá parametrizar restricciones en la inscripción, en base a un rol.


Esta opción permitirá restringir la inscripción a usuarios registrados, que tengan asignado un rol específico.

El sistema comprobará tanto la información del Directorio, como las inscripciones en estado pendiente, que asignen dicho rol.

De este modo, si el usuario ya registrado intenta volver a inscribirse a través del formulario, solamente podrá hacerlo en caso que no tenga asignado el rol indicado ni cuente con ninguna inscripción en estado pendiente que lo asigne.


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Generar inscripciones en estado de revisión pendiente

Los módulos de tipo Inscripciones y Formulario avanzado, cuentan con la posibilidad de hacer que una inscripción completa quede registrada en el sistema como en estado pendiente de revisión, en lugar de aceptarse y generar el usuario en el Directorio del proyecto automáticamente.

Esta opción, no solamente resulta útil para verificar que los inscritos escogen la cuota adecuada en el formulario, o en casos que sea necesario o recomendable revisar que la información registrada por el usuario es correcta, por ejemplo si se requiere una condición específica para poder beneficiarse de una cuota especial (Socios, residentes, estudiantes, opciones gratuitas, etc.). De este modo, para un mismo formulario de inscripción, se podrán configurar algunos tipos de inscripción para que queden registrados como pendientes de revisión, y otros, para que sean gestionados automáticamente.


Esta opción se podrá configurar desde las opciones de comportamiento del propio módulo, activando el check habilitado para ello y definiendo el rol o roles que correspondan a las cuotas que se quieran mantener en estado de revisión.

Menú lateral > Contenido > Módulo (Inscripciones. Formulario avanzado) > Configurar > Opciones Comportamiento:


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